Hier werden Ihnen Funktionen und Handhabung, die in allen Modulen von PIDA faktura gleich sind, erläutert.
HINWEIS: In den einzelnen Modulbeschreibungen wird daher nicht mehr extra darauf eingegangen, sondern bei Bedarf auf die nachfolgenden Einträge hingewiesen.
INHALTSANGABE
PiDA faktura beenden / MAC-Version
Aufgrund der neuen Fenstertechnik ist der rote Button deaktiviert und wird durch folgenden Befehl ersetzt:
Beendet wird PiDA faktura über den Menüpunkt:
PiDA faktura -> PiDAfaktura beenden oder shortcut: ⌘ Q
ODER:
Alternativ können Sie auch über den gelben Button das Programm wie folgt in den Hintergrund legen:
PiDA faktura -> PiDAfaktura ausblenden oder shortcut: ⌘ H
Den aktuellen Software – Stand anzeigen lassen
Wenn Sie im Menü Hilfe den Eintrag Über … anklicken, erscheint ein neues Fenster. In diesem können Sie auf der Registerseite PiDA faktura die von Ihnen aktuell genutzte Programmversion ablesen.
Die Fensterposition des Programms
Weiterhin finden Sie in diesem Fenster den Registerschalter Server für die Netzwerkangaben (Mehrplatz-User) sowie die Registerseite: Info.
Wenn Sie die Registerseite Info mit der Maus anklicken, erhalten Sie aktuelle Infos über Ihre Fensterposition des Programms.
Klicken Sie auf den Button: Standardabstand setzen. Schließen Sie das Programm und starten Sie es erneut. Jetzt wird die Standardposition übernommen. Das ist eine hilfreiche Option, wenn Sie mit großen Monitoren arbeiten und das Programm nicht mit der Maus verschieben möchten.
Viele Arbeitsschritte sind in PiDA faktura automatisiert
Fett formatierte Felder
So können Sie zum Beispiel in einem Suchfeld das Fragment eines Namens eintragen und durch Betätigung der Enter-Taste nach diesem Namen suchen lassen. Datenfelder, die diese Funktion zulassen, sind grundsätzlich fett geschrieben und dadurch gekennzeichnet.
Das Suchen
Die Suchfunktion in der rechten Seitenleiste
Auch das Suchen ist in allen Modulen an der gleichen Stelle und zwar rechts unter dem Modulnamen in der Seitenleiste angeordnet. Sobald Sie auf das Icon Suchen oben in der Toolbar oder aber in der Menüleiste -> Funktionen -> Suchen auf diesen Eintrag klicken (cmd + F | ctrl + F) , wird auf der rechten Seitenleiste die Suchfunktion aktiviert.
Wählen Sie nun zunächst das Suchfeld aus, in dem gesucht werden soll. Die Auswahl des Feldes tätigen Sie aus dem Listenfeld. Nutzen Sie dazu die Maus oder die Pfeiltasten.
Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, können Sie mit der TAB – Taste direkt in das darunter liegende Suchfeld springen und dort den gewünschten Suchbegriff eintragen. Bleiben Sie in diesem Suchfeld und betätigen Sie die Return – Taste zum Start der Suche.
Die Suchtreffer werden Ihnen links in der Listenansicht dargestellt.
Das Suchen in der Liste
Ebenso können Sie in der Liste selber suchen
Damit ist nicht das komfortable Suchen in der rechten Seitenleiste gemeint, in der Sie gezielt nach Vorgängen oder Kunden suchen können, sondern „Das Suchen in der Liste“ bezieht sich darauf, innerhalb der Datensätze in der Listenansicht zu suchen, die bereits in der Liste gezeigt werden.
Beispiel: In der Liste der Adressverwaltung werden Ihnen 100 Kundendatensätze aus der Stadt München in der Liste angezeigt. Oben rechts oberhalb der Liste finden Sie ein Datenfeld, in dem Sie nun einen Suchbegriff z.B. Meier eintragen können. Betätigen Sie die Return – Taste, wenn Sie die Suche auslösen möchten. PiDA faktura sucht nun in der Liste nach dem zuerst gefundenen Begriff und markiert diesen fett.
Wenn Sie direkt in das Datenfeld zur Suche in der Liste springen möchten, können Sie auch das mit der Tastatur erledigen. Verwenden Sie dazu den Kurzbefehl: cmd + J oder auf dem PC ctrl + J. Der Cursor springt anschließend direkt in das Feld, in dem Sie den Suchbegriff eintragen können.
Auswahlfelder füllen oder löschen
Der Button +
Neben vielen Datenfeldern finden Sie auf der rechten Seite jeweils zwei Schaltflächen mit der Bezeichnung + und –. Wenn Sie einem Auswahlfeld einen neuen Eintrag dauerhaft hinzufügen möchten, tragen Sie diesen zuerst in das Auswahlfeld ein und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche mit dem +. Anschließend wird der Eintrag diesem Auswahlfeld dauerhaft zur Verfügung gestellt.
Der Button –
Ebenso haben Sie die Möglichkeit, bestehende Einträge aus diesem Auswahlfeld zu löschen. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld Ihren gewünschten Eintrag aus und klicken Sie anschließend rechts daneben auf die Schaltfläche mit der Aufschrift –. Wenn Sie diesen Button anklicken, wird der vorher selektierte Eintrag aus der Liste gelöscht.
Übergabe an das ToDo – Modul
Aus fast allen Modulen durchführbar
Aus fast jedem Modul kann ein ToDo über Funktionen -> Übergabe ToDo in der Listenansicht eines markierten Datensatzes angelegt werden.
Tipp: Alle Felder können per TAB – Taste angesteuert werden. Wenn das letzte Feld ausgefüllt wurde, kann durch die erneute Nutzung der TAB – Taste der Button Sichern aktiviert werden, so dass dann nur noch mit der Return – oder Enter – Taste die Sicherung und das gleichzeitige Schließen des Fensters ausgelöst wird. Somit ist die Nutzung der Maus nicht nötig.
Lieferanschrift mit einem Klick tauschen
In fast allen Vorgangsmodulen durchführbar
In fast allen Vorgangsmodul kann, falls in der Adressverwaltung zuvor eine Lieferanschrift hinterlegt wurde, diese mit der Adresse durch Klick auf den Button <- -> getauscht werden. Grundsätzlich wird im Druck nur die Anschrift gedruckt, die sich oben im Feld Adresse befindet.
HINWEIS: Ausnahme: Im Lieferschein-Modul wird grundsätzlich die Lieferanschrift im Ausdruck des Lieferscheines im Adressfeld gedruckt, die im unteren Feld angelegt wurde. Im Lieferscheinmodul sind die Button <- -> nicht aktiv.
Beschreibungstext vergrößern
In den Modulen, in denen Beschreibungen als Positionen hinterlegt werden können, finden Sie ein Icon mit einem Rad. Mit Klick auf dieses Rad öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Text vergrößert dargestellt bekommen. Ebenfalls können Sie in dieses Feld Ihre Beschreibung eintragen und mit Klick auf den Button Text übern., übernehmen lassen.
Freies Feld zur eigenen Definition
Gilt für alle Vorgangsmodule
In der Erfassungsmaske der Vorgangsmodule (Angebot, Auftrag etc.) befindet sich ein Feld mit Namen Freies Feld. Dieses kann selber mit einem Namen z.B. Bestellnummer etc. versehen werden. Wir nennen es zur Verdeutlichung Mein Feld.
HINWEIS: Wenn dieses Feld einmal mit einem Namen betitelt wird, ist diese Bezeichnung in allen Vorgangsmodulen enthalten. Dieses Feld wird aber nur beim Ausdruck übernommen, wenn es ausgefüllt wurde.
Sollten Sie mit der Sprachauswahl arbeiten, d.h. Sie haben Ihrem Kunden z.B. die Sprache Deutsch zugeordnet, so müssen Sie in der
Einstellung 5 Ihren gewünschten Titel für dieses Feld hinterlegen. Ansonsten wird dieses Feld im Ausdruck nicht korrekt betitelt.
Die Menüeinträge
Ablage / Datei
Unter diesem Menüpunkt Ablage bei macOS und Datei bei Windows finden Sie den Eintrag Papierformat. Erläuterungen hierzu unter Start des Programms.
Weiterhin dient der Eintrag Firma zur Anlage und Wechseln eines Mandanten. Erläuterungen hierzu finden Sie unter Mandant anlegen.
Über den Eintrag Backup können sowohl beim Einzelplatz wie auch im Mehrplatzbetrieb Backups in PiDA faktura erstellt werden. Weitere Erläuterungen finden Sie hier.
Der Eintrag Wiederherstellen hat nur Gültigkeit für die Mehrplatzversion. Weitere Infos hierzu.
Über die Einstellung Passwort kann das Passwort verändert werden. Die Anleitung dazu finden Sie unter Start des Programms.
Bearbeiten
Die Einträge dieses Menüpunktes können in den Erfassungsmasken der einzelnen Module verwendet werden.
Module
Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Module des Programms aufgelistet.
Sie haben die Möglichkeit die entsprechenden Module durch Anklicken eines Menüeintrags zu starten. Viele Module haben auf der rechten Seite einen Tastaturkurzbefehl. Mit diesem können Sie ebenfalls über die Tastatur das entsprechende Modul öffnen. Das Spart Ihnen Zeit.
Funktionen
In jedem Modul ist dieser Eintrag besonders wichtig, da hier für jedes Modul spezielle Anwendungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden.
Einige der Menüeinträge weisen auf der rechten Seite entsprechende Tastaturkurzbefehle auf. Die stark frequentierten Menüeinträge sind mit diesen Kurzbefehlen belegt.
Diese Shortcuts haben den Vorteil, dass diese über die Tastatur sofort aufgerufen werden können, ohne dass mit der Maus auf diesen Eintrag speziell geklickt werden muss. Die wichtigen Abkürzungen sind von Modul zu Modul gleich gehalten. Ein Arbeiten mit den Tastaturkurzbefehle ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit dem Programm.
PiDA faktura ist mit vielen dieser Shortcuts ausgestattet, gerade auch in Verbindung mit der Tabulator – Taste. In vielen Fällen muss die Maus nicht in Hand genommen werden.
Das Info Center
Wenn Sie zuvor in der Liste einen Datensatz markiert haben, können Sie anschließend unter dem Menü Funktionen auf den Eintrag Info klicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, dies über die Tastatur mit der Kombination: Apfel + i (Mac) oder Str. + i (PC) zu veranlassen.
Anschließend öffnet sich unten am Bildschirmrand ein weiteres Fenster und zeigt Ihnen Details zu diesem Datensatz an.
In dem Informationsfenster können Sie jetzt mit der Maus auf den Button OK klicken oder die Return –, Enter- oder die ESC – Taste betätigen, um das Fenster wieder zu schließen.
Sie können nun einen weiteren Datensatz aus der Liste markieren – entweder durch Betätigung der Pfeil – Tasten oder per Mausklick – und mit Apfel + i (Mac) oder Str.+ i (Pc) das Info-Center erneut öffnen.
I
Die Fenstergröße des Programms
Wenn Sie das Programm mit PiDA faktura starten, können Sie die Fenstergröße Ihrem Monitor individuell anpassen.
Gehen Sie dazu mit der Maus an die untere rechte Ecke des Fensters und vergrößern Sie das Fenster durch ziehen mit der Maus. Beim Neustart des Programms wird die neue Fenstergröße automatisch übernommen.
Die Fenstergröße der Erfassung
Gültig für die Module: Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung
In den Vorgangsmodulen wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung können Sie das Erfassungsfenster ebenfalls vergrößern.
Das Erfassungsfenster öffnet sich immer dann, wenn Sie einen neuen Vorgang anlegen möchten oder aber einen bereits bestehenden Vorgangaus der Liste mit einem Doppelklick öffnen.
Wenn das Fenster geöffnet ist, gehen Sie mit der Maus wie bereits oben beschrieben an die untere rechte Ecke des Fensters und ziehen Sie das Fenster mit gedrückter Maustaste bis Ihre gewünschte Größe erreicht ist. Gerade bei der Erfassung von Positionen für den Verkauf, ist es hilfreich das Fenster zu vergrößern. Mit der Vergrößerung des Fensters werden damit automatisch mehr Positionen in der Liste sichtbar.
Drag and Drop im Erfassungsfenster
Wenn Sie auf der Registerseite der Positionen in einem Vorgang wie Angebot, Lieferschein, Auftrag oder Rechnung Positionen angelegt haben, können diese in der Liste mit Drag and Drop an eine andere Stelle positioniert werden.
Markieren Sie dazu mit der Maus den entsprechenden Eintrag in der Liste und ziehen Sie diesen an Ihre gewünschte Position. Lassen Sie jetzt die Maus los. Auf diese Art können Sie jeden Eintrag in der Liste nachträglich positionieren.
In der Listenübersicht alle Daten aufrufen
Wenn Sie ein Modul aufrufen, werden Ihnen zunächst nur so viele Daten in der Liste angezeigt, wie Sie in den Einstellungen -> Einstellung 1 -> Registerseite Anzeige/Preis/Logo als Limit hinterlegt haben. Das macht bei großen Datenmengen auch keinen Sinn, wenn z.B. mehrere hunderte Datensätze in der Liste dargestellt werden und diese bei jedem Aufruf des Moduls erst geladen werden müssen.
Nach einer Suchabfrage können Sie über den Button Alle anzeigen wieder alle limitierten Datensätze, die zuvor in der Liste angezeigt wurden, aufzurufen.
Alternativ können Sie mit dem Tastaturkürze Mac: cmd + G oder PC: Ctrl. + G die Daten nach einer Suche in der Liste anzeigen lassen, ohne erst die Maus betätigen zu müssen.
Das ist eine weitere Möglichkeit, in PiDA faktura mit der Tastatur schnell und zügig arbeiten zu können.