E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar erstellt wird. Sie ersetzt die klassische Papierrechnung und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. In vielen Ländern, darunter Deutschland, wird die E-Rechnung zunehmend zur Pflicht – insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Doch nicht jeder ist verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen.

Allgemeine Hinweise zur E-Rechnung finden Sie hier.

Es gibt verschiedene Formate für die E-Rechnung, darunter ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate sind in Deutschland anerkannt, unterscheiden sich jedoch in ihrer Anwendung:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch verarbeitet werden. Es eignet sich besonders für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B).
• XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr mit Behörden (B2G) entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie und wird von Bund, Ländern und Kommunen bevorzugt.

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen und Behörden Kosten senken, Prozesse beschleunigen und Fehler reduzieren. In PiDA faktura können Sie beide Formate nutzen, um den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner gerecht zu werden.

In PiDA faktura können beide Formen der E-Rechnung erstellt werden.

Nachdem Sie die Rechnung vollständig erstellt haben, klicken Sie unten in der Icon-Leiste des Rechnungsfensters auf den Button XML.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. In diesem Fenster haben Sie die Wahl zwischen einer ZUGFeRD oder aber XRechnung.

E-Rechung einfach erstellen
Nachdem sich das Fenster geöffnet hat (Bild 2), betätigen Sie z.B. den Button ZUGFeRD erstellen. Die Rechnung wird erstellt und befindet sich im Ordner Dokumente / pida faktura / zugferd.

Wenn Sie den Ordner direkt öffnen möchten, klicken Sie einfach
auf das Icon ZUGFeRD (PDF). Dort finden Sie nun die erzeugte Rechnung.
Wenn Sie eine XRechnung erstellen möchten, klicken Sie auf den Button: XRechnung erstellen.

Bei der Erstellung der XRechnung finden Sie die erstellte Datei im Ordner Dokumente / pida faktura / xrechnung.
Achtung: Beide Ordner dürfen (zugferd und xrechnung) dürfen nie
verschoben werden.

Wenn Sie die ZUGFeRD oder aber XRechnung erstellen und direkt versenden möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Button: Erstellen und versenden. Die Datei wird erzeugt, liegt in den o.a. Ordnern und kann in dem sich neu öffnenden Fenster direkt per Mail versendet werden.

Wenn eine Rechnung per Mail aus PiDA faktura versendet werden soll, ist es erforderlich, dass Sie zuvor in den Einstellungen von PiDA faktura (Einstellungen 7) Ihre Email Postfach Adresse hinterlegt und eine Testmail „erfolgreich“ versendet haben.

Bild 1:
Button Links: Versenden normaler PDF Dateien und E-Rechnung
Button XML: Erstellen der E-Rechnung und Versand
Button PDF: Erstellen einer normalen PDF Datei (Sonstige Rechnung)
Button Vorschau (Lupe): Vorschau der Rechnung
Button Drucken: Normales Drucken einer Rechnung.

Bild 2

Adressverwaltung, Pflichtfelder

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung einer E-Rechnung.
Besonders das Feld: Land / LKZ (Länderkennzeichnung) ist hier zu beachten. Wählen Sie das erforderliche Land mit der Maus aus dem Listenfeld Land.
Nach der Selektion trägt sich rechts automatisch die zum Land gehörende Länderkennzeichnung (LKZ) z.B. DE für Deutschland ein.

Auch das Email- und Telefon-Feld sind hierbei Pflichtfelder.

Alle Pflichtfelder werden nur dann benötigt, wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten.
Neu: Die Adresse des Vorschaubildes wird automatisch erzeugt und ist nun nicht mehr änderbar.
Bereits angelegt Adressen müssen ev. nachbearbeitet werden. Bild 1.


Lieferadressen anpassen / aktualisieren

Wenn Sie zum Kunden Lieferadressen hinterlegt haben, müssen diese
aktualisiert und erneut in der Rechnung eingelesen werden.
Auch bei der Lieferadresse sind Pflichtfelder zur Erstellung der E-Rechnung erforderlich. Bild 2.

Bild 1

Bild 2

Firmendaten vervollständigen

Für die Erstellung der E-Rechnung werden vom Rechnungssteller weitere Daten benötigt wie z.B. die Email-Adresse und die LKZ .
Gehen Sie daher in die Einstellungen des Programms und tragen Sie die erforderlichen Daten nach. Weitere Infos siehe hier.

Achtung: Ändern Sie in diesem Fenster nicht die Lizenznummer.

Email-Versand

Wenn Sie Vorgänge aus PiDA faktura direkt per Mail versenden möchten, müssen Sie in den Programm-Einstellungen Ihre Postfachdaten hinterlegen.
Nachdem Sie die Daten hinterlegt haben, müssen Sie zwingend eine Testmail erfolgreich versendet haben.
Nur dann ist der Versand eines Vorgangs wie z.B. ein Angebot oder eine E-Rechnung möglich.
Weitere Infos siehe hier.
Beim Versand der Mail wird die Einstellung PORT: 465 und Verbindungsart: SSL/TLS empfohlen. Siehe Bild.