E-Rechnung

Allgemeines

Die E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar erstellt wird. Sie ersetzt die klassische Papierrechnung und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

In vielen Ländern, darunter Deutschland, wird die E-Rechnung zunehmend zur Pflicht – insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Doch nicht jeder ist verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen.

Allgemeine Hinweise zur E-Rechnung finden Sie hier.

Es gibt verschiedene Formate für die E-Rechnung, darunter ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate sind in Deutschland anerkannt, unterscheiden sich jedoch in ihrer Anwendung:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch verarbeitet werden. Es eignet sich besonders für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B).
  
• XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr mit Behörden (B2G) entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie und wird von Bund, Ländern und Kommunen bevorzugt.

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen und Behörden Kosten senken, Prozesse beschleunigen und Fehler reduzieren. In PiDA faktura können Sie beide Formate nutzen, um den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner gerecht zu werden.

In PiDA faktura können beide Formen der E-Rechnung erstellt werden.

Nachdem Sie die Rechnung vollständig erstellt haben, klicken Sie unten in der Icon-Leiste des Rechnungsfensters auf den Button XML.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. In diesem Fenster haben Sie die Wahl zwischen einer ZUGFeRD oder aber XRechnung.

Auswahl ZUGFeRD oder XRechnung

Nachdem sich das Fenster geöffnet hat (Bild 2), können Sie zwischen ZUGFeRD und XRechnung wählen. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen dem reinen Erstellen einer ZUGFeRD oder XRechnung oder dem Erstellen und Versenden einer ZUGFeRD oder XRechnung.

Beim Versenden wird die E-Rechnung direkt aus PiDA faktura heraus versandt. Beachten Sie dazu die Einstellungen (siehe weiter unten), die vorab getätigt werden müssen.

Ein Klick auf das grüne Buch oben in der rechten Ecke öffnet direkt die onlinehilfe zum Thema E-Rechnung.

Eine ZUGFeRD Rechnung erstellen

Betätigen Sie den Button ZUGFeRD erstellen. Sie erhalten eine Meldung, die Sie mit OK bestätigen müssen. (Bild 3)

Die Rechnung wird erstellt und befindet sich im Ordner Dokumente / pida faktura / zugferd. Die Meldung, dass die ZUGFeRD-Rg. erstellt ist (Bild 4), bestätigen Sie mit OK.

Klicken Sie vorher auf das darüber liegende Icon PDF. Jetzt öffnet sich direkt der Ordner zugferd. In diesem befindet sich nach Klick auf den Button ZUGFeRD erstellen die erstellte ZUGFeRD-Rechnung.

Sie können nun die ZUGFeRD-Rechnung als Anhang per Mail versenden.

Eine XRechnung erstellen

Wenn Sie eine XRechnung erstellen möchten, klicken Sie auf den Button: XRechnung erstellen. Sie erhalten die Meldung, dass die XRechnung erzeugt wurde. (Bild 5) Bestätigen Sie dies mit Klick auf den Button OK.

Die erstellte XRechnung finden Sie anschließend im Ordner Dokumente / pida faktura / xrechnung.

Klicken Sie vorher auf das darüber liegende Icon xml. Jetzt öffnet sich der Ordner xrechnung. In diesem befindet sich nach Klick auf den Button XRechng. erstellen die erstellte XRechnung.

Achtung: Beide Ordner (zugferd und xrechnung) dürfen nie
verschoben oder umbenannt werden. Sie müssen im Ordner pida faktura verbleiben und der Ordner pida faktura muss im Ordner Dokumente enthalten sein. Ebenfalls darf der Ordner Dokumente nicht in der Cloud liegen.

Bild 1:
Button Umschlag: Versenden normaler PDF Datei und E-Rechnung
Button XML: Erstellen der E-Rechnung und Versand
Button PDF: Erstellen einer normalen PDF Datei (Sonstige Rechnung)
Button Vorschau (Lupe): Vorschau der Rechnung
Button Drucker: Normales Drucken einer Rechnung.

Bild 2

Bild 3

Bild 4

Bild 5

E-Rechnung direkt versenden

Falls Sie die Rechnung sofort versenden möchten:

1. Klicken Sie auf Erstellen und versenden. (Bild 6)
2. Die Datei wird generiert und im jeweiligen Ordner gespeichert.
3. Im neuen Fenster können Sie die Rechnung per E-Mail versenden – klicken Sie dazu auf Senden. (Bild 7)
4. Nach erfolgreichem Versand ist der Button Senden deaktiviert und Sie durch Betätigung des Button Abbrechen schließt sich das Fenster.

HINWEIS: Wenn im Fenster Emailversand der Vorgang durch Betätigung des Button Abbrechen abgebrochen wird, wird nur der Versand gestoppt. Die Rechnung selber kann nicht erneut erzeugt werden, da sie bereits erzeugt wurde und sich im Ordner zugferd oder xrechnung befindet. Ein Versenden muss dann händisch über Ihr normales Emailprogramm erfolgen.

Wenn eine Rechnung per Mail aus PiDA faktura versendet werden soll, ist es erforderlich, dass Sie zuvor in den Einstellungen von PiDA faktura (Einstellungen 7) Ihre Email Postfach Adresse hinterlegt und eine Testmail „erfolgreich“ versendet haben.

Hinweis zum Versand von E-Rechnungen mit PiDA faktura

E-Rechnungen, die aus PiDA faktura versendet wurden, können nicht erneut direkt aus dem System versendet werden.

Bitte überprüfen Sie daher vor dem Versand sorgfältig die E-Mail-Adresse des Empfängers auf ihre Richtigkeit.

Im Falle einer unzustellbaren E-Mail können Sie die entsprechende Rechnung aus dem Ordner pida-faktura-versand manuell herauskopieren und über Ihr reguläres E-Mail-Programm erneut versenden.

Beachten Sie dabei, dass die Rechnung nur kopiert wird und nicht herausgezogen wird.

Bild 6

Bild 7

Adressverwaltung, Pflichtfelder

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung einer E-Rechnung.
Besonders das Feld: Land / LKZ (Länderkennzeichnung) ist hier zu beachten. Wählen Sie das erforderliche Land mit der Maus aus dem Listenfeld Land.
Nach der Selektion trägt sich rechts automatisch die zum Land gehörende Länderkennzeichnung (LKZ) z.B. DE für Deutschland ein.

Auch das Email- und Telefon-Feld sind hierbei Pflichtfelder.

Alle Pflichtfelder werden nur dann benötigt, wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten.
Neu: Die Adresse des Vorschaubildes wird automatisch erzeugt und ist nun nicht mehr änderbar.
Bereits angelegt Adressen müssen ev. nachbearbeitet werden. (Bild 1)

Durch den Menüeintrag -> Funktionen -> Adresse aktualisieren im Rechnungsmodul kann die Rechnung, falls nötig, aktualisiert werden.

Lieferadressen anpassen / ergänzen

Wenn Sie zum Kunden Lieferadressen hinterlegt haben, müssen diese
aktualisiert und erneut in der Rechnung eingelesen werden.
Auch bei der Lieferadresse sind Pflichtfelder zur Erstellung der E-Rechnung erforderlich. (Bild 2)

Bild 1

Bild 2

Firmendaten vervollständigen

Für die Erstellung der E-Rechnung werden vom Rechnungssteller weitere Daten benötigt wie das Land mit der automatisierten LKZ, die Email-Adresse, Telefonnummer und USt-ID Nr. Klicken Sie anschließend auf den Button Firma speichern.
Gehen Sie daher in die Einstellungen des Programms und tragen Sie die erforderlichen Daten nach. Weitere Infos siehe hier.

Achtung: Ändern Sie in diesem Fenster nicht die Lizenznummer.

Email-Versand

Wenn Sie Vorgänge aus PiDA faktura direkt per Mail versenden möchten, müssen Sie in den Programm-Einstellungen Ihre Postfachdaten hinterlegen.

Nachdem Sie die Daten hinterlegt haben, müssen Sie zwingend eine Testmail erfolgreich versendet haben.
Nur dann ist der Versand eines Vorgangs wie z.B. ein Angebot oder eine E-Rechnung möglich.
Weitere Infos siehe hier.
Beim Versand der Mail wird die Einstellung PORT: 465 und Verbindungsart: SSL/TLS empfohlen. Siehe Bild.