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Aufruf der Einstellungen
Wenn Sie die Einstellungen starten möchten, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Einstellungen. Anschließend wird das Modul Einstellungen in der Listenansicht gestartet. Hier sehen Sie nun die 6 verschiedenen Einstellungen. Mit einem Doppelklick auf eine Einstellung wird die jeweilige Einstellung geöffnet. Nachfolgend wird die Einstellung 1 erläutert.
Die Registerseiten
Zur optimalen Übersicht
Gruppierung der Daten auf mehreren Seiten
In diesem Einstellungs-Modul finden Sie die Registerseiten Nummernkreis, Anzeige/Preis/Logo, Briefkopf, Nach-Text, Lizenz/Update, Mahntexte und Vor-Text.
Auf den oben aufgeführten Registerseiten sind die entsprechenden Datenfelder je nach Bedarf auszufüllen. Wie der Name schon sagt, ist auf der Registerseite Nummernkreis der entsprechende Nummernkreis der einzelnen Module angeordnet. Ebenfalls werden hier die Tage der Mahnfristen festgelegt.
Auf der Registerseite Anzeige/Preis/Logo kann die Darstellung für den Druck der Vorgänge eingestellt werden. Ebenfalls wird hier das Logo für den Briefdruck hinterlegt. Weiterhin kann ein kompletter Briefbogen als Datei (.jpg) hinterlegt werden.
Auf der Registerseite Briefkopf werden weitere Angaben zum einzelnen Briefkopf, wie auch die entsprechende Schriftart für den Druck definiert.
Auf der Registerseite Nach-Text werden entsprechende Nachtexte für einzelne Vorgänge hinterlegt.
Auf der Registerseite Lizenz / Update tragen Sie die entsprechenden Firmendaten ein und auf der rechten Seite die von uns übersandte Lizenznummer. Damit wird das Programm (die Demoversion) freigeschaltet.
Auf der Registerseite Mahntexte werden die entsprechenden Texte für die Mahnung 1-3 hinterlegt.
Auf der letzten Registerseite Vor-Text werden die entsprechenden Vortexte der einzelnen Vorgänge hinterlegt.
Detaillierte Beschreibungen finden Sie nachfolgend.
Der Nummernkreis
Auf der Registerseite Nummernkreis befinden sich auf der linken Seite die einzelnen Nummernkreise für die verschiedenen Vorgänge.
Einmaliges Eintragen der Nummern
Tragen Sie im ersten Feld Kundennummer zum Beispiel Ihre gewünschte Kundennummer ein mit welcher das Programm starten soll. Als Beispiel tragen wir hier die Kundennummer 4 ein. Wenn Sie in der Adressverwaltung anschließend auf den Button Neu klicken und einen neuen Datensatz anlegen, wird jetzt die 5 (4 + 1) vergeben. Jedes Mal, wenn Sie jetzt einen neuen Datensatz in der Adressverwaltung anlegen, wird automatisch vom Programm eine neue fortlaufende Kundennummer vergeben.
Füllen Sie die nachfolgenden Datenfelder wie zum Beispiel Auftrags-Nr., Lieferschein-Nr., Rechnungs-Nr., Angebots-Nr., Bestell-Nr., Gutschrift-Nr., Projekt-Nr und Text-Nr. aus.
Rechts nebenan finden Sie die Datenfelder, die bei einer Kennzeichnung der einzelnen Vorgänge ausgefüllt werden können. Aktivieren Sie dazu das Feld Nummernkreis mit Kennzeichng. Es werden Ihnen dann für die 5 Felder Vorschläge gemacht. Sie können aber jedes Feld selber bezeichnen.
HINWEIS: Wichtig bei der Kennzeichnung ist dabei, dass jedes Feld 2 Buchstaben erhält. Für die Module Gutschrift, Anfragen und Texte steht keine Kennzeichnung zur Verfügung.
Die Mehrwertsteuersätze
Weiter unten finden Sie den Block für die entsprechenden Mehrwertsteuersätze und das Datenfeld Währung. In beide Datenfelder tragen Sie den aktuell gültigen Mehrwertsteuersatz (MwSt.-Satz 1 und 2) ein.
Wichtig ist, dass Sie beide Felder füllen, auch wenn Sie nur mit einem Mehrwertsteuersatz fakturieren.
Für die Version für BRD und A ist die Währung EUR voreingestellt. Für die Schweiz die Währung CH.
Die Mahnstufen und Mahnkosten
Auf der rechten Seite finden Sie oben den Block für die entsprechenden Mahnstufen. Tragen Sie hier zum Beispiel im Feld Mahnung 1/ ZE z.B. den Wert 7 ein. Dadurch wird bei Erstellung der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung) eine Zahlfrist von 7 Tagen gewährt. Verfahren Sie ebenso mit den Datenfeldern Mahnung 2 und Mahnung 3.
Weiterhin befinden sich hier die Felder für die Mahngebühren und den Mahnzins. Tragen Sie die Mahngebühren, die bei der 2. Mahnung und 3. Mahnung erhoben werden sollen ein. Falls Sie einen Mahnzins in den Mahnungen berechnen wollen, tragen Sie den entsprechenden Mahnzins ein. Dieser richtet sich nach dem Land und kann über das Auswahlfenster aufgerufen werden.
In der Rechnung selber kann später im Auswahlfenster Druck Mahngebühr zu jeder 2. und 3. Mahnung individuell entschieden werden, ob Mahngebühren und Mahnzinsen berechnet werden sollen.
Setzen der Fenstergröße
Mit dieser Funktion kann die Standardgröße des Fensters zur Erfassung der Daten (blaues Fenster in der Grafik) z.B. für ein neues Angebot, Auftrag usw. eingestellt werden. Dabei wird das Fenster auf die minimale Standardgröße gestellt. Diese Einstellung ist optimal für kleine Monitore oder ältere Laptops.
Weiterhin kann das gleiche Fenster auf die optimale Größe im Vergleich zum Hauptfenster ausgerichtet werden.
Dabei richtet sich das Fenster immer nach der aktuellen Größe des Programmfensters.
Die Einstellung ist geeignet für größere Monitore, wenn mit einem größeren Programmfenster / Hauptfenster gearbeitet wird.
Vergrößern Sie zunächst das Programmfenster / Hauptfenster auf Ihre gewünschte Arbeitsgröße.
Klicken Sie anschließend auf den Button Optimale Fenstergröße. Das Fenster zur Erfassung der Daten passt sich jetzt automatisch dem
größeren Hauptfenster an. Selbstverständlich können Sie dies auch selber mit der Maus machen oder aber die Größe nachträglich wieder mit der Maus unten rechts über den Anfasser des Fensters korrigieren.
Eine weitere Funktion zur Fensterpositionierung finden Sie unter Allgemeines.
Die Registerseite Anzeige/Preis/Logo
Einmaliges Einstellen für den Ausdruck
Hinter jeder Einstellung befindet sich rechts ein Button mit einem Fragezeichen. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie weitere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten.
Nachfolgend werden die einzelnen Möglichkeiten erläutert.
VK – Preis incl. MwSt
Wenn Sie die Option Vk – Preis incl. MwSt aktivieren, werden alle Preise inklusive Mehrwertsteuer ausgegeben.
Wichtig:
Für den ordnungsgemäßen Betrieb der Software muss einmal die Berechnung der Mehrwertsteuer (incl. MwSt. oder zzgl. MwSt.) voreingestellt werden und darf nicht mehr während des laufenden Betriebs gewechselt werden.
Verkaufsposition mit MwSt. kennzeichnen
Wenn Sie die Option Verkaufsposition mit MwSt. kennzeichnen aktivieren, werden alle Verkaufspositionen in einem Vorgang mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz auf der rechten Seite gekennzeichnet. Im Ausdruck wird für den MwSt.- 1 eine 1 und für den MwSt.-2 eine 2 gedruckt.
Druck LS mit Leistung
Wenn Sie die Einstellung Druck LS mit Leistung aktivieren, wird der spätere Lieferschein mit Preisangaben gedruckt.
Druck MwSt. Satz 2
Wird die Option Druck MwSt. Satz 2 aktiviert, so wird auf der Rechnung der Mehrwertsteuersatz 2 ebenfalls ausgegeben.
Einzelpreis 5-stellig
Aktivieren Sie die Option Einzelpreis 5-stellig, wenn der Einzelpreis
5-stellig nach dem Komma ausgedruckt werden soll.
Positionen mit Bild drucken
Wenn Sie in der Artikelverwaltung Ihrem Artikel ein Bild hinzugefügt haben und Ihre Vorgänge mit einem Bild ausdrucken möchten, müssen Sie die Option Positionen mit Bild drucken aktivieren.
Schweiz: Rechtsdruck der Anschrift
Wird diese Option gewählt, wird in der Schweizer-Version die Anschrift auf der rechten Seite gedruckt, so dass die entsprechenden Fensterumschläge verwendet werden können.
Alle Ausdrucke ohne Artikelnummer
Wenn die Artikelnummer in den späteren Vorgängen nicht gedruckt werden sollen, muss die Option Alle Ausdrucke ohne Artikelnummer aktiviert werden. In diesem Fall wird bei jedem Vorgang direkt der Artikelnamen gedruckt.
Kleinunternehmer-Regelung
Um die Kleinunternehmer-Regelung zu aktivieren, muss in den Einstellungen die Option “§19 UStG Kleinunternehmer“ aktiviert und gespeichert werden. Beim Ausdruck wird dann der Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung in allen Vorgangsmodulen, wie
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift übernommen und es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Kleinunternehmer-Regelung Österreich
Um die Kleinunternehmer-Regelung für Österreich zu aktivieren, muss in den Einstellungen die Option “§6 UStG Kleinunternehmer“ aktiviert und gespeichert werden. Beim Ausdruck wird dann der Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung in allen Vorgangsmodulen, wie
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift übernommen und es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Abschließenden Druck deaktivieren
Wenn die Option Druck deaktivieren gewählt wird, ist beim Druck eines Vorgangs die Option für den abschließenden Druck deaktiviert.
In den Einstellungen kann voreingestellt werden, ob beim Druck eines Vorgangs die Option: Abschließender Druck aktiv ist oder nicht.
Wenn der Abschließende Druck durch den Haken deaktiviert wurde, erscheint im Druckdialogfenster die folgende Mitteilung:
Um GoBD konform zu arbeiten, müssen die Vorgänge „abschließend“ gedruckt werden. Durch setzen des Hakens hinter Abschließend drucken, wird dieser Vorgang dann abschließend gedruckt und kann nicht mehr verändert werden.
Meldung für Unterschreitung des Lagerbestands
Durch Aktivierung dieser Option wird beim Verkauf von Artikeln, die mit Lager geführt werden, bei Unterschreitung des Mindestbestandes eine Warnung in rot eingeblendet. (Siehe nebenstehendes Bild)
Flexible Kundennummer
Wenn diese Option aktiviert wird, können Sie eine Kundennummer Ihrer Wahl vergeben. Es ist jedoch nicht möglich mit Buchstaben, Punkten oder Strichen zu arbeiten. Sollte die Kundennummer schon im System vorhanden sein, erhalten Sie eine Meldung.
Angabe des Limits
Im letzten Block unten links haben Sie die Möglichkeit, ein Limit zu hinterlegen. Durch Eintrag z.B. der Zahl 100 werden Ihnen nur die letzten 100 angelegten Datensätze in den Listen angezeigt. Sie können die Limitierung selber bestimmen. Es darf jedoch keine 0 eingetragen werden.
Damit Sie sehen, wie hoch die Anzahl der limitierten Datensätze ist, wird Ihnen unten links am Bildschirmrand des Programms ein grünes L angezeigt.Mit Klick auf das grüne L wird Ihnen das in den Einstellungen hinterlegte Limit angezeigt.
Sollten Sie einmal eine größere Anzeige der Daten in den Listen wünschen, können Sie die Limitierung in den Einstellungen jederzeit verändern.
Ein Logo hinterlegen
Das Logo als Bild hinterlegen
Auf der rechten Seite unter der Rubrik Logo oben rechts haben Sie die Möglichkeit, ein Logo für Ihren Briefbogen zu importieren.
Beachten Sie bitte hierbei die erforderliche Größe und Auflösung von: 1216 x 608 px bei 180 dpi.
Das zu importierende Bild muss ein .jpg Bildformat sein.
Direkt unter dem Bild finden Sie den Button Logo importieren. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Logo auswählen können.
Auf der rechten Seite finden Sie den Button Logo entfernen. Klicken Sie auf diesen Button, wenn Sie das bereits vorhandene Logo entfernen möchten. Klicken Sie anschließend unten rechts auf den Button Speichern, so dass Ihre durchgeführten Änderungen im Programm gespeichert werden.
Einen Briefbogen hinterlegen
Das Bild im A4 Format einfügen
Unmittelbar unter dem Button Logo importieren, finden Sie den Button Briefbogen.
Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie einen vollständigen Briefbogen als .jpg Datei hinterlegen können.
Soll der vollständige Briefbogen gedruckt werden, aktivieren Sie das Datenfeld Mit Briefbogen drucken. Soll der von Ihnen hinterlegte vollständige Briefbogen auch auf den Folgeseiten gedruckt werden, aktivieren Sie die Option –auch auf Folgeseiten.
Wie schon oben beschrieben, haben Sie die Option, eine vollständige Grafik-Datei im JPG Format als Briefbogen zu hinterlegen.
Wenn sich das Fenster öffnet, finden Sie unten links den Button Bild importieren. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen können. Das Bild, das Sie für Ihren Briefbogen hinterlegen möchte, muss ein Maß von:
2105 x 1488 px bei 180 dpi Auflösung haben.
Klicken Sie nach dem Import des Bildes unten rechts auf: Speichern.
Wenn Sie ein bereits vorhandenes Bild wieder entfernen möchten, klicken Sie auf den Button Bild entfernen und anschließend erneut auf Speichern.
Wenn Sie das Fenster wieder schließen möchten, klicken Sie auf den Button Schließen.
Einstellungen für die Druckvorschau (PDF)
Das passende Layout auswählen
Wählen Sie hier für die PDF – Druckvorschau in allen Vorgängen das passende Layout aus. Diese Einstellung können Sie jederzeit wieder ändern.
Registerseite Briefkopf
Einstellungen für den Briefkopf
Absenderdaten eintragen …
Hier finden Sie im oberen Block die beiden Datenfelder Absenderzeile und Text unter Logo.
Tragen Sie im ersten Datenfeld Ihre Anschrift des Unternehmens als Absender ein.
In dem Datenfeld Text unter Logo werden die entsprechenden Daten wie Anschrift, Telefon, E-Mail sowie die Kontendaten eingetragen. Das Datenfeld wird im späteren Briefbogen auf der rechten Seite oben unterhalb des Logos gedruckt.
Rechts daneben sind die entsprechenden Datenfelder für Schriftart und Schriftgröße vorhanden. Sie können auch die hinterlegten Standardeinstellungen verwenden.
Rechts neben dem Datenfeld Text unter Logo finden Sie das Feld Folgeseiten Rand von oben. Dieser hier hinterlegte Wert ist der Randabstand von oben, bei dem auf den Folgeseiten der Druck beginnt.
Den Umbruch einstellen
Im Feld Umbruch können Sie bestimmen, wann die Seiten umbrochen werden sollen. (Siehe im Bild die rote Umrandung )Standardmäßig finden Sie hier den Wert von 740 px. Sollten Sie mit einer Fußzeile arbeiten, so kann der Umbruch entsprechend verändert werden. Bei einer Einstellung von 800 px, wie im Beispiel oben rot umrandet, wurde die Fußzeile ausgefüllt und der Druck erfolgt, bis kurz vor der Fußzeile.
Text links neben Logo
Im nächsten Block befindet sich das Feld Text links neben Logo. Hier haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel einen Werbeslogan für Ihr Unternehmen einzutragen. Bestimmen Sie auf der rechten Seite die entsprechende Formatierung des Textes.
HINWEIS: Wenn PiDA faktura im gemischten Netzwerk eingesetzt wird, muss der Umbruch entsprechend angepasst werden.
Ein korrekter Umbruch ist bei macOS bei einer Einstellung von 740 px jedoch unter Windows bei 720 px gegeben.
Hier muss darauf geachtet werden, dass eine für beide Betriebssysteme richtige Einstellung vorgenommen wird.
Das Listenfeld Vorgangstext
Im unteren Block befindet sich das Datenfeld Vorgangstext. Hier können Sie die Schriftart bestimmen. Die hier hinterlegte Schriftart wird für den Druck der Verkaufspositionen, vom Angebot bis zur Rechnung, verwendet.
Durch Betätigen des Button Standard – Format können Sie Ihre eingegebenen Änderungen wieder auf die voreingestellten Schriften zurücksetzen.
Registerseite Nach-Text
Den Nachtext für die Vorgänge erfassen
Auch in mehreren Sprachen hinterlegen
Auf dieser Registerseite finden Sie die entsprechenden Nach-Texte für die Module Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung und Gutschrift. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Text ein, der nach den Verkaufspositionen gedruckt werden soll.
Oben links finden Sie das Feld Sprachauswahl. Mit Betätigung des Auswahlmenüs können Sie für Deutsch, Englisch oder Meine Sprache, Ihre Texte ebenfalls als Nachtexte hinterlegen. Lassen Sie das Feld Sprachauswahl leer, wenn Sie nicht mit dem Sprachmodul arbeiten.
HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden. Alle Änderungen müssen mit Betätigung des Button Speichern gesichert werden.
Registerseite Lizenznummer / E-Rechnung
Die Lizenznummer eintragen
Das Programm freischalten
Auf dieser Seite werden die Firmendaten, die Lizenznummer zur Freischaltung der Software sowie notwendige Angaben für die E-Rechnung eingetragen.
Tragen Sie im oberen linken Block Ihre Firmendaten ein und klicken Sie unten auf den Button Firma speichern.
Auf der rechten Seite muss danach die Lizenznummer eingetragen werden. Darunter finden Sie den Button Lizenz-Nr. bestätigen. Klicken Sie auf diesen Button, um die eingetragene Lizenznummer zu bestätigen.
Daten für die E-Rechnung hinterlegen
Im nächsten Block werden die Daten für die E-Rechnung hinterlegt. Diese Eintragungen sind sehr wichtig und müssen korrekt erfolgen, da ansonsten keine E-Rechnung erzeugt werden kann. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern und zum Schließen des Fensters auf den Button Schließen.
Bei einem angelegten Mandanten, bleiben die oberen Firmendaten und die Lizenznummer leer, da diese bereits über die Stammfirma hinterlegt wurden. Nur die Angaben für die E-Rechnung sind beim Mandanten zu hinterlegen, wenn E-Rechnungen erstellt werden sollen.
Wenn Sie die Einstellungen erneut aufrufen, wird Ihnen im Feld Land/LKZ nur auf der rechten Seite das Feld LKZ des von Ihnen selektierten Landes angezeigt. Das ist korrekt.
Registerseite Mahntexte
Mahntexte anlegen
Mahntexte in mehreren Sprachen erfassen
Auf dieser Registerseite werden die entsprechenden Texte für Ihre Mahnstufen 1-3 hinterlegt. Tragen Sie in die entsprechenden Felder Ihren gewünschten Text ein, der beim Druck einer Mahnung erfolgen soll. Auch auf dieser Registerseite ist das Feld Sprachauswahl zu finden.
HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden.
Alle Änderungen müssen mit Betätigung des Button Speichern gesichert werden.
Registerseite Vor-Text
Die Vor-Texte anlegen
Auch für verschiedene Sprachen anlegen
Auf dieser Registerseite werden die Texte eingetragen, die vor dem Druck der eigentlichen Positionen als Vor-Text für Ihre Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften gedruckt werden sollen. Tragen Sie in die entsprechenden Felder Ihren gewünschten Text ein, der beim Druck erfolgen soll.
Auch auf dieser Registerseite ist das Feld Sprachauswahl zu finden. Lassen Sie das Feld Sprachauswahl leer, wenn Sie nicht mit dem Sprachmodul arbeiten.
HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden.
Speichern Sie die Änderungen durch Klick auf den Button: Speichern.