In diesen Einstellungen werden die Sachbearbeiter oder Mitarbeiter Ihrer Firma eingetragen, die Einträge in die Fußzeile für den späteren Ausdruck der Vorgänge sowie eine digitale Unterschrift hinterlegt.
Sachbearbeiter anlegen
Ganz oben finden Sie zunächst das Datenfeld Sachbearbeiter. Tragen Sie in diesem Datenfeld einen Sachbearbeiter ein und betätigen Sie anschließend rechts daneben den Button +.
Wenn Sie diesen Button betätigen, wird der von Ihnen gerade eingetragene Sachbearbeiter dauerhaft im System hinterlegt und diesem Listenfeld hinzugefügt. Dabei wird geprüft, ob dieser Name nicht bereits schon vergeben wurde. Falls das der Fall sein sollte, erhalten Sie eine Warnmeldung.
Alle hier angelegten Einträge stehen Ihnen in PiDA faktura an vielen Stellen dauerhafte zur Verfügung. Von daher macht es Sinn, hier an zentraler Stelle Ihre Mitarbeiter bzw. die Sachbearbeiter zu hinterlegen.
Einen Sachbearbeiter löschen
Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste dauerhaft entfernen möchten, müssen Sie diesen zunächst in diesem Datenfeld markieren und anschließend rechts auf den Button – klicken.
Jetzt wird der Eintrag dauerhaft aus der Liste entfernt. Damit steht er auch an anderen Stellen im Programm nicht mehr zu Verfügung. Sie haben jedoch die Möglichkeit, jederzeit diesen Eintrag wieder erneut der Liste hinzuzufügen.
Die Fußzeilen – Felder
In der Mitte finden Sie drei Felder, in denen Sie Ihre Texte für die Fußzeile hinterlegen können. Die Fußzeile eignet sich zum Beispiel zum Hinterlegen der Bankverbindungen Ihrer Firma. Wenn diese Felder ausgefüllt sind, werden diese auch später beim Druck der Vorgänge wie Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung und Gutschrift gedruckt. Beachten Sie auch in der Einstellung 1 für den Umbruch zur Einstellung der Folgeseiten.
Damit der Text Ihrer Vorgänge nicht in die Fußzeile gedruckt wird, kann der Umbruch entsprechend verändert werden.
Auch durch die Eingabe von Leerzeilen in den einzelnen 3 Blöcken der Fußzeile, können Sie die Ausdrucke verändern. D.h. je mehr Leerzeilen eingegeben werden, desto weiter wird die Fußzeile an den Rand der Seite gedruckt.
Die digitale Unterschrift
In PiDA faktura gibt es die Möglichkeit, eine digitale Unterschrift in Form eines z.B. jpg Bildes zu hinterlegen. Auf der linken Seite unten im Fenster sehen Sie ein Datenfeld, in dem Sie das digitale Bild einfügen können. Betätigen Sie dazu auf der rechten Seite den Button: Bild importieren.
Wir empfehlen für ein digitales Bild eine Größe von 294 × 196 Pixel und als Dateiformat: jpg oder jpeg.
Druck aktiveren
Wenn die digitale Unterschrift verwendet werden soll, aktivieren Sie unterhalb des Buttons die Option: Druck aktivieren.
Klicken Sie anschließend rechts unten auf den Button „Speichern“.
Wenn Sie jetzt ein Angebot einen Auftrag oder zum Beispiel eine Rechnung fertigen, wird links unten nach dem Nachtext die digitale Unterschrift auf allen Vorgängen gedruckt.
Sie können diesen Druckvorgang jederzeit rückgängig machen. Deaktivieren Sie dazu hier in den Einstellungen die Option: Druck aktivieren und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Erstellen einer digitalen Unterschrift
Unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt. Scannen Sie z.B. über Ihren Drucker das Blatt ein. Öffnen Sie den Scan und fertigen Sie von Ihrer Unterschrift einen Screenshot. Speichern Sie den Screenshot z.B. als meine-unterschrift.jpg (.jpg Format) ab und fügen Sie das Bild, wie oben
beschrieben, ein.