Im Kassenbuch können die täglichen Bareinnahmen oder -ausgaben verwaltet bzw. gebucht werden. Dafür steht ein Buchungsfenster zur Verfügung.
Schnelle Eingabe
Bei der Erfassung der Daten in den einzelnen Datenfeldern wird direkt mit Betätigung der Return-Taste von Feld zu Feld gewechselt und verhilft somit zu einer schnellen Ausführung der einzelnen Buchungsvorgänge.
Jede einzelne Buchung der aktuellen Sitzung wird zur Kontrolle noch eimmal unten in der Liste im Buchungsfenster aufgeführt.
HINWEIS: Der Button Speichern ist in der Buchungsmaske nicht aktiv, da die Speicherung bereits erfolgt ist. Wenn Sie anschließend auf Abbrechen klicken, wird das Buchungsfenster geschlossen und die Liste mit den zuvor angelegten Buchungen gezeigt. Die gerade neu angelegten Buchungen müssen über den Button Alle anzeigen aufgerufen werden.
INHALTSANGABE
Allgemeines
Wenn Sie mit dem Kassenbuch starten, müssen Sie zunächst einen Betrag in das Kassenbuch „einzahlen“ also eintragen (Saldovortrag).
Denn nur von einem Guthaben kann auch etwas bezahlt und ausgegeben werden.
Im Kassenbuch können verschiedene Konten zur Buchung angelegt werden. So macht es Sinn, bereits vor der Durchführung von Buchungen die ensprechenden Konten für die laufenden Einnahmen (sich wiederholende Posten) oder Ausaben ( z.B. KFZ- Kosten, Porto, Büroaufwand usw. ) anzulegen.
Anlage der Konten
Im Buchungsfenster finden Sie daher rechts unmittelbar neben dem Datenfeld „Konto“ den Button Konto?
Wenn Sie diesen Button betätigen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Konten anlegen können.
Konten, die hier angelegt wurden, stehen anschließend dauerhafte zur Bebuchung zur Verfügung.
Wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, klicken Sie auf den + Button oben links. Das neue Konto wird dann der unteren Liste hinzugefügt.
Wenn Sie ein Konto löschen möchten, markieren Sie das zu löschende Konto in der Liste und klicken Sie auf den – Button ganz oben links.
Das Fenster der Kontoanlage schließen Sie mit der ESC-Taste.
Die neu angelegten Konten finden Sie automatisch im Buchungsfenster in der Konten – Liste auf der rechten Seite.
Mit einem Doppelklick oder aber durch Betätigung der Enter – oder Return – Taste wird das Konto automatisch in die Buchungsfelder
übertragen.
Wird z.B. das Konto 4400 (Steuersatz 19% / SKR 04) als Einnahme – Konto in diesem Fenster angelegt, brauchen Sie bei der Buchung im Datenfeld Konto nur die 4400 einzutragen und die entsprechende Kontobezeichnung wird mit Verlassen des Datenfelds automatisch übernommen. Nach der Anlage der Konten kann das Fenster wieder geschlossen werden.
Unter dem Menüpunkt Funktionen ist der Eintrag Kontoabfrage eingebunden. Starten Sie die Konto Abfrage, öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem die Datenfelder Konto sowie von und bis für einen Zeitraum ausgefüllt werden können. Mit Betätigung der Return-Taste kann sowohl im Feld Konto wie auch im Datenfeld bis eine Auswertung nach Zeitraum abgefragt werden.
Somit haben Sie Möglichkeit jedes einzelne Konto, ob Ausgaben- oder Einnahmenkonto abzufragen und zusätzlich noch nach einem frei definierbaren Zeitraum.
Wenn Sie eine neue Buchung durchführen, wird Ihnen der aktuelle Kassenstand mit entsprechendem Datum oben im Buchungsfenster aktuell angezeigt. Wie in den anderen Modulen auch, besteht hier im Kassenbuch eine komfortable Suchfunktion.
Aufruf des Kassenbuchs
Wenn Sie das Kassenbuch starten möchten, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Kassenbuch. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, in der Menüleiste über Module -> Kassenbuch das Kassenbuch zu öffnen.
Anschließend wird das Modul Kassenbuch in der Listenansicht gestartet. Wie bei den anderen Modulen auch, sehen Sie dem Limit entsprechend die Anzahl der von Ihnen gewünschten Datensätzen.
Sie haben jetzt die Möglichkeit, Ihre gewünschten Buchungen zu selektieren.
Dazu stehen oberhalb der Liste die entsprechenden Buchstaben zur Verfügung oder Sie klicken auf den Eintrag Alle anzeigen, so
werden Ihnen in der Liste alle Buchungen angezeigt.
Klicken Sie auf einen der Buchstaben, werden Ihnen nur die Datensätze anschließend in der Liste dargestellt, deren Buchungstext dem zuvor angeklickten Buchstaben vom Anfangsbuchstaben her entspricht.
Haben Sie sehr viele Buchungen im System, können Sie durch die Selektion des Buchstabens Ihre angezeigten Vorgänger filtern.
Das ist gerade dann von Vorteil, wenn Sie viele Buchungen gefertigt haben und diese sehr schnell nach dem Buchungstext darstellen lassen möchten.
HINWEIS: Achten Sie darauf, dass Sie im Feld Buchungstext immer mit einem Buchstaben und nicht mit einer Zahl beginnen, da sonst über die Buchstabensuche Ihre Anfrage nicht gefunden werden kann.
Suchen: Komfortable und schnell Vorgänge finden
Selbstverständlich stehen Ihnen im Modul Kassenbuch, wie auch in den anderen Modulen, komfortable Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Nutzen Sie insbesondere das Suchen in PiDA faktura, wenn Sie eine bestimmte Buchung finden möchten.
Das Suchen geht sehr schnell, ist komfortabel und lässt sich sowohl mit der Maus als auch nur über die Tastatur durchführen. Klicken Sie entweder auf das Lupen-Icon oder betätigen Sie die Tastenkombination cmd+f (Mac) oder stg+f (Win).
Umnittelbar danach blenden sich auf der rechten Seite zwei neue Felder ein. Wählen Sie im oberen Feld Ihren Suchbegriff aus und tragen Sie in das untere Ihren gewünschten Suchbegriff ein.
Anzeige der Buchungen für ein Jahr
Hier können Sie sich auch die Buchungen für ein ganzes Jahr anzeigen lassen. Dazu im Suchfeld Jahr auswählen und im darunterliegenden Feld z.B. 2018 eintragen.
Im Suchfeld selber müssen Sie nun die Return- oder aber Enter-Taste betätigen, so dass die Suche ausgeführt wird.
Die möglichen Suchtreffer werden Ihnen anschließend in der Liste dargestellt. Mit einem Doppelklick auf einen gewünschten Listeneintrag können Sie jetzt die Detailansicht der Buchung aufrufen.
Das Suchen wird ausführlich auf der Seite Allgemeines erläutert.
Das Suchen in der Liste selber
Wenn Sie nun mehrere Buchungen als Suchergebnis erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, oberhalb der Liste in dem dortigen Datenfeld einen Suchbegriff einzutragen. Anschließend wird mit Betätigung der Return- oder Enter-Taste die Suche gestartet und die Liste nach dem Suchbegriff durchsucht. Auf diese Weise können Sie schnell in der Liste nach einem gewünschten Begriff oder Belegnummer suchen. Der zuerst gefundene Suchbegriff wird fett markiert dargestellt. Weitere Infos finden Sie auf der Seite Allgemeines.
Die Registerseite Erfassung
Im Buchungsfenster steht ausschließlich die Register Seite Erfassung zur Verfügung. Auf dieser Registerseite werden die entsprechenden Buchungen ausgeführt.
Das Buchen
Klicken Sie auf den Eintrag Neu
in der Symbolleiste oder aber unter dem Menüeintrag Funktionen auf den Eintrag Neu (cmd+n (Mac) / Ctrl. + n (PC)).
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine neue Buchung durchzuführen. Wechseln Sie dazu in das Datenfeld Datum und tragen Sie hier Ihren gewünschten Tag und Monat ein.
Das Jahr wird automatisch vervollständigt. Mit Betätigung der Return-Taste bzw. der Enter-Taste am numerischen Block der Tastatur, wechseln Sie weiter in das nächste Datenfeld Belegnummer.
Tragen Sie Ihre gewünschte Belegnummer ein, die automatisch bei einer weiteren Buchung um den Wert „1“ erhöht wird. Wechseln Sie jetzt anschließend weiter mit Betätigung der Return-Taste in das nächste Datenfeld und tragen Sie den Betrag ein.
Der Buchungstext
Nachdem Sie das Feld Betrag verlassen haben, kommen Sie mit Betätigung der Return- oder Entertaste sofort in das Feld Buchungstext.
Hier gibt es eine Besonderheit:
1.
Wenn Sie hier den Buchungstext eintragen und anschließend das Feld verlassen, kommen Sie direkt in das Feld Konto.
Hier können Sie die gewünschte Kontonummer eintragen und weiter mit der Buchung fortfahren.
2.
Automatische Buchung
Wenn Sie den Betrag eingetragen haben und in das Feld Buchungstext gelangen, dieses aber leer lassen und jetzt die Return – oder Entertaste betätigen, kommen Sie sofort in das Suchfeld Suchen oben rechts oberhalb der Kontoliste. (Siehe Bild oben)
Wenn Sie in diesem Suchfeld Ihre Kontobezeichnung wie z.B. „Bürobedarf“ eintragen und die Return – oder Entertaste betätigen, wird nach der Kontobezeichnung gesucht. Ist ein Konto mit dieser Bezeichnung vorhanden, wird dies in der Liste dargestellt und markiert. (Siehe Bild unten)
Jetzt brauchen Sie nur noch die Return – oder Entertaste (oder mit der Maus einen Doppelklick ausführen) betätigen und das Programm übernimmt sofort die Kontobezeichnung für den Buchungstext, trägt Buchungsart, Konto und Steuer ein. Der Cursor befindet sich anschließend im Feld Kostenstelle. Dieses können Sie wahlweise ausfüllen oder aber nicht.
Sie brauchen jetzt nur noch die Return – Taste zur Speicherung der Buchung betätigen.
Wenn Sie wie unter 1. beschrieben, den Buchungstext selber eintragen:
Füllen Sie jetzt die Datenfelder Buchungstext, Betrag und Konto aus. Im Feld Buchungsart geben Sie eine 1 (für Einnahmen) oder aber eine 2 (für Ausgaben) ein. Im nächsten Datenfeld Steuer wird der entsprechende Steuersatz zu dieser Buchung eingetragen. Mit Betätigung der Return-Taste kommen wir jetzt zum letzten Datenfeld Kostenstelle. Hier können Sie eine entsprechende Kostenstelle eintragen.
Mit erneuter Betätigung der Return-Taste wird nun die Buchung gespeichert und Sie können sofort eine neue Buchung durchführen. Rechts neben dem Feld Kostenstelle liegt der Button Buchen (Enter). Wenn Sie diesen betätigen, erhalten Sie die Meldung, dass Sie grundsätzlich im Feld Kostenstelle die Return-Taste nutzen sollen, da diese Handhabung der schnellere Weg ist.
Die aktuelle Buchung wird damit gespeichert und unten in der Liste aufgeführt.
Konto – Liste
Auf der rechten Sie finden Sie eine Liste der Konten. Oberhalb der Liste befindet sich das Suchfeld.
Wenn Sie ein Konto suchen, tragen Sie die Kontobezeichnung in das Suchfeld ein und betätigen Sie die Enter- oder Return Taste.
Das Konto wird in der Liste angezeigt. Durch das Markieren des Kontos mit einem Doppelklick oder durch Betätigung der Enter – oder Returntaste wird das markierte Konto in die Buchungsfelder übernommen. Der Cursor steht nun im Feld: Kostenstelle.
Mit Betätigung des Button oder aber mit der Enter – Taste wird die Buchung jetzt ausgelöst und gespeichert.
Sobald Sie das Suchfeld erneut aufsuchen, werden alle Konten in der Liste geladen.
Wenn das Suchfeld leer ist und die Suche mit der Enter – oder Returntaste ausgelöst wird, werden ebenfalls alle Konten in der Liste geladen.
HINWEIS: Im Kassenbuch kann zur Navigation innerhalb der Datenfelder auch die Enter-Taste vom numerischen Block der Tastatur verwendet werden. Dies ist sehr praktisch, da Sie für das Buchen selber ohnehin diese Tasten verwenden und somit diesen Bereich nicht verlassen müssen.
Die Menüleiste
Das Modul Kassenbuch verfügt über die Menüeinträge Module, Funktionen, Listen und Drucken und Hilfe.
Unter dem Eintrag Module haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Module auszuwählen. Einige Module sind hier mit Kurzbefehlen hinterlegt.
Unter dem Menü Eintrag Funktionen befinden sich wichtige Einträge, die für die Funktionalität des Vorgangs von Bedeutung sind. Diese werden später im Detail noch erläutert. Es macht Sinn, sich bei einigen Einträgen die Tastaturkurzbefehle zu merken, da diese sehr häufig Verwendung finden.
Unter dem Menüeintrag Listen können Sie die entsprechenden Listen zu diesem Vorgang oder zu diesem Modul aufrufen.
Der Menüeintrag Drucken beinhaltet wie der Name schon sagt, die einzelnen Druckmöglichkeiten zu diesem Modul.
Im Menü Hilfe können Sie diese online Hilfe zu PiDA faktura direkt aufrufen.
Die Menüeinträge Ablage/Datei, Bearbeiten, Module und Hilfe sind in allen Modulen gleich gehalten. Eine Erläuterung finden Sie unter Allgemeines.
Die Funktionen
Neue Buchung
Wie bereits weiter oben erwähnt, wird mit Betätigung des Eintrags Neu, eine neue Buchung angelegt. Füllen Sie jetzt die entsprechenden Datenfelder aus und betätigen Sie weiter unten im Datenfeld Kostenstelle die Return-Taste oder Enter-Taste, so dass Ihre aktuelle Buchung gespeichert wird.
Anschließend wird der Datensatz unten in der Liste der Historie hinzugefügt. Wenn Sie einen bereits eingetragenen Datensatz noch mal bearbeiten möchten, markieren Sie diesen in der Liste mit der Maus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit diesen Datensatz in den entsprechenden Feldern zu korrigieren. Klicken Sie anschließend auf den Button Update, so dass Ihre Änderungen übernommen werden.
Suchen
Wie der Name schon sagt, wird hiermit das Suchen aktiviert. Auf der rechten Seite in der Liste werden zwei Suchfelder eingeblendet.
Suchen Sie im ersten Suchfeld aus der Liste den entsprechenden Eintrag aus, in dem gesucht werden soll. Mit der Tabulator-Taste können Sie jetzt in das nächste Datenfeld wechseln und dort Ihren gewünschten Suchbegriff eintragen. Betätigen Sie in diesem Datenfeld die Return-Taste, wird die Suche gestartet.
Alle gefundenen Datensätze werden Ihnen jetzt in der Listenansicht angezeigt. Mit einem Doppelklick oder aber mit Betätigung der Return-Taste eines zuvor selektierten Datensatzes, wird das Buchungsfenster zu dieser Buchung geöffnet. Mit der Escape-Taste kann das Buchungsfenster wieder geschlossen werden.
Löschen
Wenn eine Buchung gelöscht werden soll, muss diese zunächst in der Buchungsliste selektiert werden. Die blau markierte Buchung können Sie mit Betätigung des Eintrages Löschen, endgültig löschen.
Übergabe ToDo
Wenn eine Buchung zur Erinnerung oder zur späteren Bearbeitung an die ToDo – Verwaltung übergeben werden soll, markieren Sie diesen Eintrag in der Liste. Wenn Sie anschließend die Funktion Übergabe ToDo auswählen, wird dieser Buchungssatz an die ToDo-Verwaltung übergeben.
Kontoabfrage
Mit der Kontoabfrage öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie den Stand der aktuellen Konten abfragen können.
Betätigen Sie im Feld Konto nach Eingabe eines Kontos die Return-Taste, so werden Ihnen alle Datensätze zu diesem Konto angezeigt. Wenn Sie allerdings hier ein Konto eingetragen haben und dies nach einem Zeitraum auswerten möchten, füllen Sie dazu die beiden Datenfelder von und bis aus. Im Datenfeld bis betätigen Sie jetzt die Return–Taste, so dass Sie eine Auswertung nach diesem Abfragezeitraum erhalten.
In der Liste im o.g. Bild werden Ihnen anschließend die entsprechenden Ergebnisse angezeigt und summiert. Weiterhin können Sie in diesem Fenster das Ergebnis ausdrucken lassen. Unmittelbar unter der Liste finden Sie dazu den Button Drucken.
Der Ausdruck
Das Bild links zeigt für den o.g. Zeitraum den Ausdruck. Die Beträge für diesen Zeitraum werden addiert und in diesem Beispiel werden die Summe der Ausgaben sowie die darin enthaltene MwSt. aufgeführt.
Wenn Sie das Fenster schließen wollen, betätigen Sie den Button Abbrechen oder aber die Escape-Taste auf der Tastatur.
Ebenfalls in diesem Fenster finden Sie den Button Exportieren. Wenn Sie diesen betätigen, werden die Daten dieser Auswertung als.txt Datei exportiert. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie der Datei einen Namen geben und an einem von Ihnen gewünschten Ort speichern können.
Jahr abschließen
Bevor Sie mit einem neuen Jahr beginnen, wird das alte Jahr über den Menüeintrag -> Funktionen -> Jahr abschließen geschlossen.
Keine Änderungen
Sobald Sie das Buchungsjahr ausgewählt haben und auf den Button OK klicken, können keine Änderungen mehr an den Buchungen durchgeführt werden.
HINWEIS: Es muss immer das älteste Buchungsjahr geschlossen sein, bevor ein jüngeres Jahr abgeschlossen werden kann. D.h. bevor Sie z.B. 2018 abschließen, muss das Jahr 2017 abgeschlossen sein.
Die Liste
Liste alle
Wenn über den Menüeintrag -> Listen -> Liste alle aufgerufen wird, werden alle Datensätze im Modul Kassenbuch in der Listenansicht angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder aber mit Betätigung der Return–Taste wird die Buchung im Buchungsfenster angezeigt.
Besser ist es jedoch zielgerecht nach Buchungen zu suchen. Nutzen Sie dazu das komfortable Suchen im Kassenbuch.
Oder aber Sie nutzen die entsprechenden Buchstaben um sich die gewünschten Buchungen sortiert anzeigen zu lassen.
Das Drucken
Nutzen Sie diesen Eintrag Drucken, um entweder Ihre aktuelle Liste oder aber den Detail-Datensatz der Erfassung zu drucken.