In diesem Modul werden, wie der Name schon sagt, alle Rechnungen zu Ihrer Firma gefertigt und verwaltet. Bei der Neuanlage einer Rechnung können Sie direkt auf den vorhandenen Kundenstamm, den Sie bereits im Modul Adressverwaltung angelegt haben, zurückgreifen. Sollte zuvor ein Angebot, ein Auftrag oder ein Lieferschein erstellt worden sein, so können Sie mit einem Mausklick den zuvor angelegten Vorgang zur Rechnung generieren. Die Beschreibung dazu finden Sie weiter unten.
HINWEIS: Alle Erläuterungen, die für alle Vorgangsmodule, wie Angebot, Auftrag etc. identisch sind, finden Sie unter Vorgangsmodule.
Auf dieser Seite werden ausschließlich die Funktionen erläutert, die für das Rechnungswesen relevant sind.
INHALTSANGABE
Allgemeines
Wenn Sie eine Rechnung für Ihren Kunden gefertigt haben, können Sie diesen später mit einem Klick zu einem Lieferschein generieren. Dies hat den Vorteil, dass auch die Erstellung eines Lieferscheins nach Rechnungsstellung noch möglich ist.
Weiterhin kann eine bereits erfasste Rechnung kopiert und einem neuen Kunden zugeordnet werden. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit, gerade dann, wenn eine Rechnung sehr viele Positionen enthält. Oftmals ist es leichter, eine Rechnung zu kopieren und anschließend die nicht benötigten Positionen zu löschen oder weitere hinzuzufügen, als eine neue umfangreiche Rechnung zu erstellen.
Im Rechnungsmodul stehen Ihnen mehrere Listenansichten zur Verfügung. Sie finden hier die Liste alle, die Liste Rg. -Ausgang, Liste Druck, Liste Mahung 1- 3, Liste Kontoauszug, Liste offene Posten, Liste OP-Ausbuchung. Diese Listen werden Ihnen rechts in der Seitenleiste gezeigt.
Zusätzlich finden Sie in der Menüleiste -> Liste noch die Liste wiederk. Rechnung und Liste Restbetrag sowie alle bereits zuvor genannten Listen. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie weiter unten.
Die Registerseite Positionen
Button LS übern.
Betätigen Sie diesen Button, wenn Sie eine Sammelrechnung erzeugen wollen. D.h. zu der aktuell erfassten Rechnung möchten Sie die Positionen mit Lieferscheinangaben aus bestehenden offenen Lieferscheinen aufführen. Mit Klick auf den Button LS übern. öffnet sich ein Fenster und alle offenen Lieferscheine zum Kunden, die noch nicht zur Rechnung generiert wurden, werden Ihnen angezeigt. Sie können per Doppelklick einen einzelnen Lieferschein wählen oder auf den Button Alle LS übertragen klicken, damit sofort alle offenen Lieferscheine in der Rechnung verarbeitet werden.
HINWEIS: Bevor Sie Lieferscheine übernehmen können, muss die Rechnung gespeichert werden.
Anschließend öffnet sich ein Fenster. In diesem sehen Sie dann, ob für diesen Artikel eine Seriennummer angelegt wurde.
Die Verwendung von Seriennummern
Auf der Registerseite Positionen wird im Gegensatz zu den anderen Vorgangsarten (außer im Lieferscheinmodul) das zusätzliche Datenfeld Seriennummer angezeigt. Vor dem Feld Seriennummer finden Sie den Button mit der Aufschrift SN.
Wenn oben (nicht unten in der Liste) das Feld Artikelnummer ausgefüllt wurde UND zu diesem Artikel eine Seriennummer in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde, klicken Sie auf den Button SN.
Mit einem Klick auf die Seriennummer wird diese zum Artikel in der Rechnung hinzugefügt. Die Historie dieser Seriennummer wird in der Artikelverwaltung auf der Registerseite Seriennummer angezeigt. Die Seriennummer kann nur einmal vergeben werden. Wird diese Seriennummer dem Artikel durch einen Klick übergeben, steht diese Seriennummer später nicht mehr zur Verfügung.
Die Suche nach einer Seriennummer
Sowohl Im Modul Rechnung als auch im Lieferscheinmodul lässt sich nach Seriennummern suchen. In den anderen Vorgangsmodulen nicht.
Die Anlage und Verwaltung der Seriennummer zu einem Artikel findet in der Artikelverwaltung statt. Wenn Sie die Suche aktivieren, sehen Sie, dass im Listenfeld der Suchfelder der Eintrag Seriennummer aufgeführt ist. Wenn bereits einem Artikel eine Seriennummer zugeordnet wurde, können Sie nach dieser Seriennummer suchen.
Wählen Sie dazu den Eintrag Seriennummer aus der Listenfeld aus.
Tragen Sie direkt unterhalb im Suchfeld die gewünschte Seriennummer ein und betätigen Sie die Return – Taste. Die Suche wird nun ausgelöst. In der Liste wird Ihnen die Rechnung angezeigt, in der die Position mit der gesuchten Seriennummer vorhanden ist.
Auf diese Art können Sie das gesamte Modul Rechnung nach bereits verwendeten Seriennummern durchsuchen.
HINWEIS: Seriennummern werden nur im Lieferschein und in der Rechnung zugeordnet.
Die Registerseite Summen
Der Gesamtrabatt
Zu einem Vorgang kann ein Gesamtrabatt vergeben werden. Oberhalb der Liste der Summen finden Sie ein Datenfeld mit der Bezeichnung Gesamtrabatt. Tragen Sie in diesem Datenfeld den Rabatt ein und verlassen Sie das Feld anschließend mit der Tabulator – Taste. Anschließend werden die Summen in der Liste verrechnet.
Der Gesamtrabatt wird ebefenfalls beim Druck mit ausgegben.
HINWEIS: Der Gesamtrabatt kann nicht vergeben werden, wenn Sie in einem Vorgang mit unterschiedlichen MwSt.- Sätzen ( Mwst.1 und Mwst.2) arbeiten oder aber zu dieser Rechnung bereits Teilzahlungen verbucht wurden.
Vergeben Sie immer nach der Erfassung der Positionen den Gesamtrabatt. Sollten Sie die Positionen noch einmal bearbeiten, wird der Rabatt wieder auf O gesetzt und muss neu eingetragen werden.
Die Abschlagszahlung
Wenn Sie die Registerseite Summen öffnen, erscheinen nur im Rechnungsmodul unten die zusätzlichen Editierfelder zur Verrechnung von Abschlagszahlungen. Siehe nebenstehendes Bild.
Im Feld Rg.-Nr. können Sie die Rechnungsnummer der Rechnung eintragen, die bereits zu diesem Kunden angelegt und bezahlt wurde. Ganz wichtig ist hierbei, dass die Rechnung als bezahlt auf der Registerseite Zahlung ausgebucht wurde.
Ebenfalls ist darauf zu achten, dass in der Schlussrechnung und den Abschlagsrechnungen die gleiche Steuerart verwendet wurde. Alle Rechnungen entweder zzgl. MwSt oder inkl. MwSt. erstellt wurden.
Wenn Sie das Feld Rg.-Nr. mit der TAB – Taste verlassen, werden die Daten dazu automatisch eingelesen und in den nachfolgenden Feldern angezeigt. Mit Klick auf den Button Neu wird die Rechnung der unteren Liste hinzugefügt.
HINWEIS: Das Datenfeld: Rg.-Nr. ist fett markiert. Wie bereits bekannt, haben fett markierte Datenfelder in PiDA faktura eine besondere Bedeutung. Betätigen Sie im Feld Rg.Nr. die Return – Taste. Anschließend öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster werden Ihnen Rechnungen zu diesem Kunden angezeigt, die Sie der Liste unten hinzufügen können.
Klicken Sie dafür in dem Fenster doppelt auf eine gewünschte Rechnung oder aber markieren Sie diese und bestätigen Sie die Return- Taste. Anschließend schließt sich das Fenster und die Rechnung wird automatisch unten in die Liste für die Abschlagszahlung übernommen.
Oben in der Liste der Summen, findet jetzt automatisch eine Verrechnung der Beträge statt. Wenn Sie diese Rechnung ausdrucken, wird die Abschlagsrechnung in einer Auflistung ebenfalls dargestellt und von der Schlussrechnung subtrahiert.
Ebenso ist es möglich einen Gesamtrabatt in der Schlussrechnung zu vergeben. Auch in diesem Fall können Abschlagsrechnungen verrechnet werden. Siehe nachfolgendes Bild.
Die Registerseite Zahlung
Auf dieser Seite werden die Zahlungskonditionen, das Datum für die einzelnen Mahnungen, geleistete Teilzahlungen eingetragen und das Ausbuchen der bezahlten Rechnungen vorgenommen. Diese Aufgaben werden in fünf Blöcke unterteilt.
Block: Zahlbar innerhalb von
Werden bereits zu einem Kunden die Zahlungskonditionen in der Adressverwaltung hinterlegt, werden diese bei der der Anlage einer Rechnung automatisch übernommen und anhand des Rechnungsdatums berechnet. Das ist im Block: Zahlbar innerhalb von und im Block: Alter / Fälligkeit / Druck zu sehen.
Selbstverständlich haben Sie aber auch die Möglichkeit, die Zahlungskonditionen in den oben aufgeführten Datenfeldern erst bei Erstellung einer Rechnung zu hinterlegen.
Auch wenn die Zahlungskonditionen von der Adressverwaltung übernommen werden, haben Sie die Möglichkeit durch Überschreiben ein anders Zahlungsziel zu hinterlegen. Ändern Sie in diesem Fall einfach die gewünschte Zahl im Feld: Tage rein netto.
Verlassen Sie anschließend dieses Feld mit der TAB – Taste und passen Sie, falls gewünscht den Skontowert an. Wenn Sie das Feld mit der TAB – Taste verlassen werden die Berechnungen auf der rechten Seite unter im Block: Alter/Fälligkeit/Druck automatisch durchgeführt.
Weiter unten im Block: Rg.-Druckdatum /… wird das Druckdatum der Rechnung beim Druck erfasst.
Block: Rg.-Druck / Mahnung drucken / Betrag fällig am
Hier gibt es die extra Seite Mahnwesen, evtl. zusammen fügen oben muss ein neues Bild von der gesamten Seite Zahlung erstellt werden.
In diesem Block Rg.-Druck / Mahnung drucken / Betrag fällig am sehen Sie zuerst im Feld Rg.-Druck, wann die Rechnung gedruckt wurde. So besteht die Möglichkeit Rechnungen schon im Voraus zu erstellen und erst später auszudrucken und zu versenden.
Für die Erstellung und das Drucken der Mahnung finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: https://onlinehilfe.pida-faktura.de/mahnwesen/
Block: Status der Rechnung
Ausbuchen des Zahlungseingangs
Auf der rechten Seite unter der o.a. Rubrik sehen Sie den Status der Rechnung.
So lange Sie nicht den Vorgang ausgebucht haben, finden Sie im Datenfeld: Status den Eintrag: offen.
Erst dann, wenn Sie im Feld: Bezahlt am das Datum des Zahlungseingangs und im Feld: Bez. Betrag den tatsächlich gezahlten Betrag eintragen und mit der TAB-Taste aus dem Feld herausspringen, wechselt der Status auf: bezahlt. Wichtig ist, dass Sie die Felder verlassen.
Wird der Betrag nicht vollständig bezahlt, da ein Skontobetrag überwiesen wurde, tragen Sie nur den bezahlten Betrag ein. Der offene Rest wird automatisch im Datenfeld Rest berechnet und eingetragen. Den offenen Rest können Sie im Feld Skonto ausgleichen, damit diese Rechnung nicht mehr in der Liste Rest aufgeführt wird.
Block: Geleistete Teilzahlung
Über den Block: Geleistete Teilzahlungen können Sie eingegangene Teilzahlung zu einer Rechnung mit Datum und Betrag eintragen. Klicken Sie auf NEU, damit der geleistete Zahlbetrag der unten stehenden Liste hinzugefügt wird und eine automatische Verrechnung im Feld Bez. Betrag erfolgen kann.
Wenn Sie eine bereits geleistete Teilzahlung wieder löschen möchten, müssen Sie diese in der Liste der Teilzahlungen markieren. Betätigen Sie jetzt den Button Löschen oberhalb der Liste der Teilzahlungen. Jetzt wird diese von Ihnen markierte Zahlung aus der Liste entfernt und vollständig gelöscht.
Weitere Teilzahlung können der Liste hinzugefügt werden. Wie bereits oben erwähnt, wird jede neue Teilzahlung automatisch verrechnet.
HINWEIS: Wenn Sie mit Teilzahlungen arbeiten kann kein Gesamtrabatt vergeben werden.
Die Funktionen
Lieferschein generieren
Zu einer Rechnung kann später auch noch ein Lieferschein generiert werden. Das macht Sinn, wenn Sie erst nach Rechnungsstellung und Zahlungseingang die Lieferung versenden. Es muss aber darauf geachtet werden, dass nicht schon aus einem Lieferschein eine Rechnung generiert wurde. Wenn eine Rechnung zum Lieferschein übergeben wird, wird bei den Artikeln, die eine Seriennummer haben, diese mit in den Lieferschein übernommen. Auch das ist in der Artikelverwaltung in der Historie zur Seriennummer nachvollziehbar.
HINWEIS: Im angelegten Lieferschein finden Sie im Feld Notiz (auf der Registerseite Vor-Nachtext) einen Hinweis zur Originalrechnung.
Rechnung kopieren
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, eine Rechnung zu kopieren. Markieren Sie dazu wieder in der Listenansicht die gewünschte Rechnung und wählen Sie den Menüeintrag Rechnung kopieren. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kunden für die neue Rechnung eintragen können.
Auch in diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit nach einem Kunden zu suchen, falls Ihnen die Kundennummer nicht präsent ist. Folgen Sie anschließend den Anweisungen in diesem Fenster und die vollständige Rechnung mit allen Positionen wird kopiert. Das hat vor allen Dingen dann den Vorteil, wenn Sie bereits eine umfangreiche Rechnung geschrieben haben und diese für einen anderen Kunden entsprechend gefertigt werden soll.
Stornorechnung
Wenn Sie eine bestehende Rechnung stornieren möchten, markieren Sie die Rechnung in der Listenansicht und klicken Sie auf die Funktion Stornorechnung. Anschließend werden Sie durch eine Meldung gefragt, ob Sie aus der markierten Rechnung xxxxx eine Stornorechnung erzeugt werden soll.
Bestätigen Sie dies über den Button OK, wird die markierte Rechnung storniert und Sie erhalten die Meldung: „Die Stornorechnung ist abgeschlossen. “ Schließen Sie dieses Fenster mit dem Button OK. Die Rechnung wird kopiert und die Kopie wird als neue Rechnung mit aktuellem Datum und neuer Rechnungsnummer mit dem Drucktitel Stornorechnung angelegt. Diese wird Ihnen anschließend in der Rechnungsliste mit dem Status Storno-Rg. angezeigt.
HINWEIS: Die Storno-Rechnung sowie die Ursprungsrechnung können nicht mehr verändert werden und erhalten auch den roten Hinweis:
Vorgang ist nicht mehr änderbar.
Die Postionen der Stornorechnung werden negativ ausgewiesen, so dass sich die Beträge der Ursprungsrechnung und der Stornorechnung aufheben.
Die Ursprungsrechnung erhält als Kennzeichnung in der Listenansicht den Status Rechn.->St. Damit sehen Sie auf einen Blick, dass diese Rechnung storniert wurde.
Sammel-Rechnung
Über diese Funkion können Sie zum aufgerufenen Datensatz eine Sammelrechnung erzeugen. Klicken Sie auf die Funktion Sammelrechnung können Sie die Positionen und Lieferscheinangaben aus bestehenden offenen Lieferscheinen direkt in die ausgewählte Rechnung übernehmen lassen. Es öffnet sich ein Fenster und alle offenen Lieferscheine zum Kunden, die noch nicht zur Rechnung generiert wurden, werden Ihnen angezeigt.
Sie können per Doppelklick einen einzelnen Lieferschein wählen oder auf den Button Alle LS übertragen klicken, damit sofort alle offenen Lieferscheine in der Rechnung verarbeitet werden.
Nach der Übernahme der Lieferscheindaten in die Rechnung klicken Sie unten rechts auf „Speichern“ oder aber wählen Sie im Menü Funktionen den Eintrag „Sichern“.
Sammelrechnungen werden somit aus den bereits vorhandenen noch offenen Lieferscheinen zu einem Kunden erzeugt.
Einmalkunde
Sie haben die Möglichkeit, über den Menüeintrag Einmalkunde eine Rechnungsadresse zu hinterlegen, für einen Kunden der nicht in der Adressverwaltung eingetragen werden soll, da hierfür nur einmalig eine Rechnung generiert werden soll.
Ein separates Fenster öffnet sich, in dem Sie die Adressdaten zu dieser Rechnung hinterlegen können. Die Kundendaten werden dann mit der Kunden-Nr. 0 zur Rechnung gespeichert und nicht in die Adressverwaltung übernommen. Diese Funktion ist dann nützlich, wenn Sie der Meinung sind, dass speziell für diesen Vorgang kein neuer Kunde angelegt werden soll. Wenn Sie die Daten eingegeben haben und mit OK bestätigen, werden die Daten in die Erfassungsmaske der Rechnung übernommen.
Steuersatz Ausland / One-Stop-Shop
Auslandsgeschäfte mit Privatkunden
Wenn Sie eine Rechnung für einen Privatkunden im Ausland anlegen möchten, klicken Sie in der Erfassung auf das Optionsfeld Ausland neben dem Feld Status Rechnung.
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Funktionen -> Steuersatz Ausland.
Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster. Tragen Sie hier für die Auslandsrechnung an eine Privatperson die im
jeweiligen Land üblichen MwSt.- Sätze 1 und 2 ein. Dabei ist es wichtig, dass beide MwSt.-Sätze eingetragen werden.
Speichern Sie anschließend die Angaben und erfassen Sie die Verkaufpositionen in Ihrer Rechnung.
Achten Sie darauf, dass Sie auch die Verkaufspositionen mit den entsprechenden MwSt-Sätzen erfassen.
Anlage wiederk. Rg
Mit dieser Funktion können Sie zu einer bereits vorhandenen Rechnung (Basis-Rechnung) eine wiederkehrende Rechnung anlegen.
Klicken Sie auf den Eintrag erscheint ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Zeitraum auswählen können. So haben Sie die Möglichkeit, die neue Rechnung entweder wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich anlegen zu lassen.
Tragen Sie anschließend das Startdatum ein.
Beachten Sie dabei, dass dieses nicht in der Vergangenheit liegen darf. Anschließend bestätigen Sie mit OK.
Der Vorgang wird nun gespeichert und Ihnen anschließend in einer Liste übersichtlich dargestellt. Dazu öffnet sich das nebenstehende Fenster bei der Anlage automatisch. Oben in der ersten Zeile sehen Sie, dass der Vorgang für eine wiederkehrende Rechnung angelegt wurde. Aus einer Basisrechnung kann grundsätzlich nur einmal eine wiederkehrende Rechnung angelegt werden.
Eine hier angelegte wiederkehrende Rechnung kann jederzeit wieder gelöscht werden. Markieren Sie dazu die Rechnung und klicken Sie auf den Button “Löschen”. Damit wird der Eintrag gelöscht und keine weitere Rechnung zu diesem Vorgang angelegt.
Aufruf der Liste der wiederkehrenden Rechnungen
Über den Menüpunkt Listen können Sie über den Eintrag Liste wiederk. Rechnung, die Liste aller angelegten wiederkehrenden Rechnungen aufrufen.
Sie sehen eine Übersicht der Vorgänge, die wiederkehrend automatisiert angelegt werden und wurden. Neben dem Start-Datum und der Basis Rechnung wird die Art, ob wöchentlich, monatlich etc. sowie das Datum der letzten Rechnung, die letzte Rg-Nr. und wann die nächste Rechnung angelegt wird.
Über das Suchfeld Suchen können Sie die Rg-Nr. der Basisrechnung oder die zuletzt angelegte Rechnung zum jeweiliegen Kunden suchen und anzeigen lassen.
Wichtig: Die ordnungsgemäße Funktion der wiederkehrenden Rechnungen und vor allem der automatischen Anlage ist von einem gültigen und ordnungsgemäß eingestelltem Systemdatum abhängig. Bewusste Veränderungen (z.B. Veränderung der Datum-Einstellung in die Zukunft oder aber Veränderung des Datum-Formats tt.mm.jjjj) führen zu Fehlern.
Löschen
Wenn eine wiederkehrende Rechnung gelöscht werden soll, weil z.B. ein Abo gekündigt wurde, suchen Sie zurerst über die Eingabe der Basis Rg-Nr. oder der zuletzt angelegten Rechnungsnummer, die Nummer heraus. Anschließend klicken Sie auf den Button Löschen und bestätigen Sie die Löschung.
Das Löschen dieses Eintrags aus der Liste löscht nicht die bisher angelegten Rechnungen oder
aber die Basis-Rechnung selber. Alle bisher im System angelegten Rechnungen bleiben erhalten.
Historie
Mit einem Doppelkick auf den Eintrag in der Liste kommen Sie zur Historie der Rechnungen, die bisher zu dieser hier eingetragenen Basis-Rechnung angelegt wurden.
Die Listen
Die Liste: Rechnungsausgang
Wenn Sie diese Liste aufrufen, erscheint ein Fenster mit einem Abfragezeitraum. Tragen Sie hier den gewünschten Zeitraum ein und betätigen Sie die Return Taste oder aber klicken Sie unten auf: OK. Anschließend werden Ihnen alle Rechnungen für diesen Zeitraum in der Liste dargestellt.
Auf der rechten Seite liegen die drei Optionsfelder: bezahlt, nicht bezahlt und Zahlungseingang.
Markieren Sie ein Optionsfeld Feld und klicken Sie anschließend unten auf OK, oder aber wenn Sie sich im Datenfeld: Bis befinden, können Sie in diesem die Return-Taste betätigen um die Suchanfrage auszulösen.
Sie möchten für einen bestimmten Zeitraum die Zahlungseingänge abfragen? Tragen Sie dazu Ihren gewünschten Zeitraum ein und aktivieren Sie das Feld Zahlungseingang. Jetzt erhalten Sie alle Rechnungen, egal wann Sie geschrieben wurden, für den von Ihnen ausgewählten Zeitpunkt.
HINWEIS: Wichtig ist jedoch, dass Sie die Rechnungen ordnungsgemäß ausgebucht haben, da sich der Abfragezeitraum auf das Bezahldatum bezieht.
Die Liste: Druck
Wird diese Liste geöffnet, erscheint zunächst ein Abfragefenster. In diesem Abfragefenster tragen Sie einen Zeitraum ein für den Sie die gedruckten oder nicht gedruckten Rechnungen anzeigen lassen möchten. Anschließend betätigen Sie unten den Button OK. Wenn Sie im Datenfeld: Bis sind, können Sie direkt die Return – Taste betätigen, um die Suche zu starten. Anschließend schließt sich das Fenster und die gefundenen Vorgänge werden Ihnen in der Liste angezeigt. Sie haben so die Möglichkeit alle noch nicht gedruckten Rechnungen eines Tages herauszufiltern um diese dann drucken zu lassen.
Liste wiederkehrende Rechnung
Über diesen Menüpunkt kann die Liste der wiederkehrenden Rechnungen aufgerufen werden. Die Erläuterung finden Sie zuvor unter: Aufruf der Liste der wiederkehrenden Rechnungen
Liste Mahnung 1 – Liste Mahnung 2 – Liste Mahnung 3
Die Erläuterung zu den Listen finden Sie: https://onlinehilfe.pida-faktura.de/mahnwesen/
Kontoauszug
Wenn Sie diesen Listen-Eintrag aufrufen erscheint ein Hinweis, dass Sie zunächst einen Datensatz in der Liste alle markieren müssen. Markieren Sie daher in dieser Liste einen Datensatz und betätigen Sie anschließend erneut den Eintrag: Kontoauszug. Ihnen wird anschließend zur ausgewählten Rechnung und damit zur entsprechenden Kundennummer alle noch offenen Rechnungen aufgeführt. Auf diese Art und Weise können Sie sich sehr schnell alle offenen Forderungen zu einem Kunden in einer übersichtlichen Listendarstellung anzeigen lassen. Diesen Kontoauszug können Sie ausdrucken und dem Kunden als Übersicht übersenden.
Offene Posten
In dieser Liste werden Ihnen alle offenen Posten, also alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt und nicht ausgebucht wurden, angezeigt.
OP Ausbuchung
In dieser Liste haben Sie die Möglichkeit eine Schnellausbuchung vorzunehmen. Das ist von Vorteil, wenn Sie viele Zahlungseingänge verbuchen möchten. Klicken Sie doppelt auf eine Rechnung und bestätigen Sie die Abfrage. Die Rechnung wird sofort mit aktuellem Tagesdatum und angezeigtem Rechnungsbetrag ausgebucht. Beachten Sie jedoch, dass bei reduzierten Zahlungsbeträgen, diese noch in der einzelnen Rechnung in der Detailansicht zu korrigieren sind. (Siehe nachfolgendes Thema)
Liste Restbetrag
In dieser Liste werden Ihnen alle Restbeträge zu Ihren Vorgängen angezeigt. Ein Restbetrag besteht immer dann, wenn ein Vorgang nicht vollständig bezahlt bzw. ausgebucht wurde.
Das ist möglich, wenn z.B. ein Skonto gewährt wurde. Um die Restbeträge zu entfernen, geben Sie im Block: Status der Rechnung im Feld Skto den offenen Restbetrag ein, damit sich das Feld Rest auf 0,00 aktualisiert und die Liste Restbetrag keinen Eintrag mehr enthält.
Das Drucken
Auswahl
Der Stapeldruck
Wenn Sie diesen Menüeintrag auswählen, öffnet sich ein Fenster, indem Sie den Zeitraum eintragen können, für den Sie Ihre Rechnungen direkt im Stapel ausdrucken lassen möchten. Betätigen Sie in dem Datenfeld: Bis die Return – Taste. Jetzt werden unten in der Liste die gefundenen Rechnungen angezeigt. Es blendet sich unterhalb der Liste der Button: Drucken ein.
Klicken Sie jetzt auf diesen Button, kommen Sie zum nebenstehenden Fenster, in dem Sie den Druck über den Button Drucken starten können.
Beachten Sie die Schritte 1-3 bevor Sie den Druck starten.
Im Listenfeld: Auswahl wird immer standardmäßig der Briefbogen vorgeschlagen, der auch in den Einstellungen von Ihnen aktiviert wurde.
Mit dem Button Zurück gelangen Sie wieder zur Liste der ausgewählten Rechnungen. Über den Button Drucken starten Sie den Stapeldruck.
Mit dem Button OK beenden Sie die Auswahl.
HINWEIS:
Dieser Auswahl – Druck ist auschließlich für den Druck von Rechnungen über einen Drucker konzipiert und nicht für die Erstellung von PDF – Rechnungen.
Drucken der Mahnung 1, Mahnung 2, Mahnung 3
Die Erläuterung zum Drucken finden Sie: https://onlinehilfe.pida-faktura.de/mahnwesen/
Abschließender Druck
Jetzt öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie oben links in dem Listenfeld den gewünschten Vorgang aus und tragen Sie rechts Ihren gewünschten Abfragezeitraum in die Datenfelder Von … Bis ein.
Wenn der Cursor sich im Feld Bis (fett markiert) befindet, betätigen Sie die Return oder Enter-Taste.
Die Vorgänge, die Sie für das entsprechend ausgewählte Modul selektiert haben und noch nicht abgeschlossen gedruckt wurden, werden Ihnen jetzt in der Liste unten angezeigt.
Markieren Sie jetzt in der Liste Ihre gewünschten Vorgänge, die Sie endgültig abschließen möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, mit gedrückter cmd Taste( Ctrl Taste beim PC) und der Maus, Ihre Datensätze zu selektieren. Wenn Sie die cmd (mac) Taste gedrückt halten, können Sie einzelne Datensätze aus der Liste gezielt selektieren.
Nachdem Sie Ihre Vorgänge in dieser Liste selektiert haben, klicken Sie unten auf den Button Vorg. abschließen.
In der Rechnungsliste erhalten Sie in der letzten Spalte nach einem erneuten Öffnen des Moduls den Eintrag „Ja“.
So haben Sie immer im Überblick, welche Rechnungen noch nicht abgeschlossen wurden.
HINWEIS: Jetzt werden die selektieren Vorgänge abgeschlossen, so dass diese nachträglich nicht mehr änderbar sind.